クラブを盛り上げる方法

MYA資料「クラブの宣伝」

なぜ悩むのか?

ゴルフ、クリケット、サッカーといったスポーツは、車で走っているとクラブの敷地が目に入るので、人々はその存在を知っています。しかし、私たちのスポーツではそうはいきません。クラブが積極的に宣伝しなければ、人々はクラブの存在すら知らないかもしれません。そして、クラブの宣伝と会員獲得は切っても切れない関係にあるため、新規会員の獲得は困難になるかもしれません。知名度が高ければ高いほど、新規会員を獲得しやすくなります。

• クラブは自らを宣伝する努力もすべきです。なぜなら、ほとんどのクラブはメディアや一般の注目、そしてスポンサー獲得のために、地域内の無数の他の社会団体やボランティア団体と「競争」しているからです。

• クラブが地元のコミュニティや地元メディアと良好な関係を築いていればいるほど、イベント中の事件などに続く悪評を抑えたり、イベント用の湖の確保などロビー活動を行える可能性が高くなります。

• クラブの宣伝には多額の費用はかからず、お金よりもアイデアの方が重要だ

  
  

仕事をする

プロモーションを適切に行うには、クラブメンバーの一人を専任の担当者に任命する必要があります。プロモーションは、クラブの他の業務に付随するだけのものであってはなりません。広報やマーケティングの知識があれば有利ですが、必須ではありません。最も重要なのは、熱意と常識です。プロモーション担当者は、委員会の委員を務めるか、少なくとも出席し、何が行われているかを十分に把握しておく必要があります。

スタイル

プロモーション担当者は、本部委員会と共に、クラブ全体の「スタイル」と、会員や一般の人々にクラブがどのようなイメージを与えているかを検討する必要があります。例えば、

1. クラブのロゴを少し更新する必要があるでしょうか?

2. クラブには、ウェブサイト、便箋、請求書、名刺、実際すべてのメディアと印刷物に対して明確なスタイルがありますか?

3. 会員カードは、非会員が見ても魅力的で、勧誘に役立つものとなるでしょうか?

4. ソーシャル メディアを使用して、クラブの肯定的なイメージを促進し、他の地元の組織やパートナーと連携します。

5. 可能であれば、フォーラムはメンバーに対して非公開にするか、厳重に管理する必要があります。

採用

クラブは、会員募集の補助として、クラブの活動内容や会合の開催場所、開催時間などを説明した簡単なリーフレットを用意しておくべきです。観光案内所のリーフレットをよく読んで、その地域で他のクラブがどのような活動を行っているかを確認し、少なくともそのクラブの活動に匹敵する努力をしてください。

クラブにはウェブサイトがありますか？もしあるなら、常に最新の状態に保たれていますか？壁に貼られた古くなったポスターがどれほど不快なものか考えてみてください。古くなったウェブサイトも同様です。誰かを「ウェブマスター」として雇い、サイトに関連するすべての情報をその人に任せましょう。

• 地元のお店や図書館などにクラブのポスターを掲示しましたか?

• クラブが自らを披露し、ボートの専門家がスポーツのさまざまな側面を説明する特別な募集「日」を検討してください。

• 採用支援として、新メンバーの初年度の入会金の減額を検討してください。

• 委員会メンバーは、クラブの夜会で新メンバーを歓迎するよう努めるべきです。クラブの主要メンバーが名札を着用していると効果的です。

• いくつかのクラブでは、新会員に特定の「連絡先」、つまりクラブに関するアドバイスが必要なときに電話できる人を与えることが役立つことが分かっています。

地域社会との関係

• クラブは地域社会の不可欠な一部であり、またそうあるべきであり、この役割において積極的に活動するべきです。

• クラブは電話帳や地元の協会ガイドに掲載されていますか?

• ほとんどの図書館に保管されているイベント日記にクラブの日程が記されていますか?

• クラブの公演情報は、地元の新聞や地元の​​ラジオ局の「What's on」特集に掲載されますか?

• クラブは、可能な限りタウンショーやフェスティバルなどに参加し、代表として活躍するべきです。クラブ内に、マーケティングや展示会の経験があり、シンプルながらもプロフェッショナルな展示を手伝ってくれる方はいらっしゃいませんか？

• クラブが地元メディアでできるだけ広く宣伝されるようにします。たとえば、レースレポートを書いてスポーツ編集者に提出するなど、クラブが利用できる無料の宣伝を活用します。

• クラブ活動で、メディアの注目を集めるような地域活動の機会はありますか？可能性は無限大です。クラブがそうした機会を逃せば、メディアのスペースはより活発な地域団体に奪われてしまうでしょう。

• クラブハウスを所有している幸運なクラブの場合、慈善団体に提供することは可能でしょうか？清潔で、最新の展示物が設置されているでしょうか？

• クラブハウスはなくても、例えば地元のホールなどで定期的に会合を開いている場合、クラブの宣伝として、常に最新の情報を掲載したクラブ紹介掲示板を設置していますか？ロータリークラブやラウンドテーブルクラブはこれを行っています。なぜ私たちはそうしないのでしょうか？常にクラブ会員募集用のパンフレットを用意しておきましょう。

• 地域内の他のグループとの相互プロジェクトを検討したことがありますか?

• クラブのメンバーで、地域の他の団体にスポーツやクラブについて講演してくれる人はいませんか？彼らと話すことは、有益な友人を作る良い方法であり、新しいメンバーを募集する良い機会にもなります。

プレス

• マスコミと仕事をすることを恐れないでください。そこに魔法はありません。

• 朝刊、夕刊、週刊紙の自動車ジャーナリストとスポーツ編集者の名前を調べましょう。各紙の交換手に電話一本すれば、たいてい全員の名前がわかります。また、編集部のメールアドレスも尋ねましょう。

• 地元の報道機関と知り合いになり、大規模なイベントに特派員を招待しましょう。

• コピーの締め切りと写真の要件を把握してください。

プレスリリース

• 理想的には、プレス リリースを特別にレイアウトしておく必要があり、たとえば、これを Word テンプレートとして設定できます。

• プレスリリースは、紙の片面のみにダブルスペースで入力し、両側に広い余白を残します。これにより、ジャーナリストがリリースを編集するスペースが確保されます。

• リリースは簡潔にまとめ、平易な英語を使いましょう。文と段落は短くまとめましょう。専門用語は混乱を招くだけなので、避けましょう。

• 新聞で使われている記事をじっくり読んで、自分が書いた内容をそのまま新聞に掲載することを目指しましょう。不可能ではありません。プレスリリースは150語を超えるべきではありません。

  • 最も重要なニュースを最初に置く - ジャーナリストがニュースリリースを短くする場合は、最後から短くする可能性が高い。

  • あらゆる局所的な角度を強調します。

  • プレスリリースで、「誰が？何を？なぜ？どこで？いつ？」という質問に答えるようにしてください。

  • 「ABC モデルカー クラブのジョン スミス会長は次のように述べています...」など、引用文を含めるようにしてください。

  • プレスリリースではスポンサーの名前を過度に宣伝しないでください。そうしないと、報道機関がそれをゴミ箱に捨てる可能性があります。

  • プレスリリースを大量に送信しないでください。そうしないと、連絡先がそれを無視してしまいます。

  • 詳細情報については、最後にお名前と連絡先をご記入ください。日付もご記入ください。

  • 発行されたリリースはすべて、少なくとも2部コピーを保管してください。1部は自分のファイル用、もう1部はスポンサー用です。

各リリースの貸出リストをリストアップしてください。すべての資料の切り抜きを入手してください。地元の図書館は良い情報源です。ページをコピーできます。各切り抜きには、出版物名と発行日を明記してください。

写真

• プロモーション担当者は、クラブ内の誰かと連絡を取り、適切なプレス写真を連続して作成するよう努めるべきです。これらの写真は、人物の頭から花が生えているなどといったことのない、できる限りプロフェッショナルなものでなければなりません。

• あなたが参加するイベントに有名人が出席する場合は、地元のスポーツ編集者に電話して、写真撮影の機会について話し合ってください。

• 受賞者の写真を撮る場合は、クラブバッジを背景にしてください。可能であれば、撮影者は事前に受賞者の立ち位置を正確に確認しておくべきです。

• 適切な解像度の画像を送信します。印刷媒体に掲載する写真の場合は 5MP、Web サイトの場合は 1MP までとし、ファイルに適切なタイトルが付けられていることを確認します。

• 写真は、それぞれが何を示しているか、また写真に写っている人物の名前を必ず電子メールで送ってください。

• 写真が著作権フリーであることを明確にしてください。少しでも疑いがあると新聞は掲載を敬遠するでしょう。

ラジオとテレビ

• 地元のラジオで放送される機会が最も多いですが、地元のテレビで放送されることを諦めないでください。思ったよりも頻繁に起こります。

• 地元の放送局とのつながりを築き、連絡を取り合うようにしましょう。ラジオやテレビはニュースだけでなく、声も必要としています。そのため、クラブのメンバー（適切な説明を受けている人物）がインタビューを受ける可能性があることを覚悟しておきましょう。もし他の誰かがその役割を担うなら、必ずしも会長である必要はありません。

• インタビューを受ける人は、事前にアルコールの接待を避け、集中して質問に耳を傾けるべきです。

• はっきりと、はっきりと、だらだらと話さずに話してください。

• 何かの答えがわからない場合は、その旨を伝え、ごまかさず答えましょう。専門用語は避けましょう。

• 時々、環境問題などに関する厄介な質問を受ける可能性があるので、覚悟しておいてください。

• 冷静さを保ちましょう。しかし、リラックスしすぎて、決して怒りを爆発させないでください。

• クラブスポンサーの宣伝をしすぎるのは注意が必要です。宣伝しすぎると、次回出演依頼が来なくなる可能性がありますし、そもそも宣伝しすぎるとエンターテイメント性が損なわれてしまいます。

• 面白くしようと頑張りすぎる誘惑に抵抗してください。おそらくうまくいかないでしょう。

悪い評判

• あらゆる努力にもかかわらず、クラブの評判が悪くなったとしても、過剰反応は避けましょう。重要な誤りは訂正しますが、新聞の5ページに隠れているような内容について、銃を乱射して攻撃すると、1ページに載ってさらに悪い評判になってしまう可能性があります。

• クラブ会員が夜遅くにクラブの集会場所から騒々しく出て行って周囲の迷惑を被れば、宣伝担当者の努力はすべて無駄になってしまいます。このような問題が発生した場合、会員に問題点を強調し、協力を求めてください。

• 不必要な悪評を避けるため、大規模なイベントを開催するクラブは、「もしも」を想定した危機管理会議を開き、例えば深刻なインシデントが発生した場合の影響について話し合うのが賢明かもしれません。このような機会に誰が公の場で発言できるかを明確にしておきましょう。誰もが即興で発言すれば、後々法的問題や保険上の問題につながる可能性があります。

アーカイブ

• 多くのクラブが重要な節目を迎える中、「当時と今」を振り返るストーリーが地元の新聞や雑誌で人気を集めています。過去の資料があれば、こうした記事の収集ははるかに容易になります。クラブは、誰かに「記録係」の役割を担ってもらい、年長会員に連絡を取り、思い出や、運が良ければ記念品などについて尋ねてみるべきです。地元新聞のファイルは、クラブのハイライトを語る記事の参考になるかもしれません。未来の世代（クラブの20周年、30周年を祝う時！）のために、クラブ誌、イベント規約、委員会の議事録などはすべて保管しておきましょう。

スポンサーシップ

• イベントや選手権への支援を募りたいクラブは、スポンサーシップは慈善事業や後援ではなく、双方向のビジネス取引であるべきであることを認識しなければなりません。もちろん、地元団体が純粋な商業目的以外の理由でクラブを支援することはありますが、クラブは費用対効果の高いサービスを提供することを目指さなければなりません。

• クラブは、他にも支援を求めているスポーツや活動が無数に存在するため、スポンサーを見つけることは必ずしも容易ではない（実際、ほぼ確実に容易ではない）ことを認識する必要があります。また、スポンサーシップの慣行は変化します。例えば、数年前まではテレビ番組のスポンサーシップは稀でしたが、今では当たり前になり、本来他の場所に流れていたはずの資金を吸い上げています。

• 多くの販売活動と同様に、最終的に成功する保証はありませんが、アプローチを慎重に計画することで成功の可能性は高まります。必要な販売スキルは他の販売活動と同じなので、一般的な販売書籍を読むことで役立つかもしれません。

• まず、提供できるものは何なのか、そして改善できる点がないかを検討しましょう。イベントのスポンサーを探しているなら、選手権大会に組み込む方が魅力的でしょうか？地元のラジオ局や新聞社に興味を持ってもらえるでしょうか？スポンサー募集用のクラブルームや演壇がある場合は、そろそろ塗り替えの時期ではないでしょうか？

• 次に、潜在的なスポンサーにとってのメリットをすべてリストアップします。具体的には、イベントタイトル、競技車両や公式メディア（イベントウェブサイトなど）への企業名掲載、プログラムへの広告掲載、サーキット周辺でのバナー広告掲載、イベント関連の展示やプロモーション企画の機会、ホスピタリティサービス、地元テレビやその他のメディアによる報道などです。そしてもちろん、地元コミュニティにおける地元クラブへの支援による地域貢献効果も挙げられます。

• イベントが過去に地元の新聞やテレビなどでメディアの注目を集めた場合は、そのことを伝え、潜在的なスポンサーに見せるためのプレス資料のコピーを保管しておきます。

• 次に、次の内容を含む提案書の草案を作成します。

  • イベントと主催者の紹介。

  • イベントの開催場所、開催時間、参加者数や観客数などの具体的な詳細。

  • 具体的な特典は上記の通りです。

  • メディアで報道される可能性があります。

  • 最終的な要約では、必要な資金の額とその使途について言及する可能性があります。

• この演習を完了すると、スポンサーに何を提供しているのかが明確になり、あらゆる質問に対処できるようになります。

• 基本情報を書き上げた後は、実務経験のあるビジネスパートナーに外部の視点から意見を聞き、その意見に基づいて、より正式なプレゼンテーションを作成しましょう。プレゼンテーションの形式は、（もちろんきちんとタイプされた）手紙からパンフレット、動画付きのPowerPointプレゼンテーションまで様々です。スポンサーシップの規模、提供する内容、そしてある程度は、アプローチする企業の規模によって大きく左右されます。

• 次の段階は、潜在的なスポンサーにアプローチすることです。しかし、企業に連絡する前に、まず「誰を知っているか」を考えてみましょう。個人的なつながりは、スポンサー獲得の最も効果的な方法の一つだからです。クラブの委員会やその他の影響力のあるメンバーを、スポンサー探しに協力してもらう必要があります。糸は引かれるものなので、実際に引いてみましょう。

• もしこれが失敗し、企業にいきなりアプローチせざるを得なくなった場合は、網を広く広げ、ビジネスライクなアプローチを計画しましょう。そして諦めないでください。最初のアプローチで否定的な反応が出た場合は、提案内容を少し変更し、2回目、3回目にアプローチしてみるのも良いかもしれません。その際には、より肯定的な結果が得られるかもしれません。

• 書面によるアプローチの目的は、クラブが提案を提示できる会議の日程を決めることです。

• そういった会議には大勢の人と一緒に行くのではなく、雄弁で、自分の主張をうまく伝えられる人と一緒に行くようにしましょう。

• できれば、そのような提案に慣れている人の前で、プレゼンテーションをリハーサルしてください。

• だらだらと話さないでください。会議に 30 分を割り当てている場合は、ディスカッションの時間を確保するために、プレゼンテーションを 10 分以内に抑えてください。

• RC の専門用語は使用しないでください。誰もが理解できるわけではありません。

• 実現できないことを約束しないでください。そうすると、スポンサーは確実に失望し、訴訟に発展する恐れがあります。

• クラブはいくら要求すべきでしょうか？これはイベントの重要度によって大きく異なります。そのため、地元メディアを巻き込むことで価値が高まります。希望額を具体的な金額と関連付けて提示しましょう。例えば、「XYZ紙に広告を2つ掲載できる金額」などです。価格は値下げ交渉は可能ですが、値上げ交渉は難しいことを覚えておきましょう。

• スポンサーと合意に達した場合は、簡単な意向書でも正式な契約書でも構いませんので、書面で残しておきましょう。こうすることで、後々何か問題が起きたり、スポンサー側の重要人物が異動したりした場合に、「誰が何を言ったのか」という議論を避けることができます。ちなみに、スポンサー契約が破談になったり、スポンサーが契約期間満了で辞めることになったとしても、地元紙で批判するのはやめましょう。そうすることで、他のスポンサー候補を遠ざけてしまうだけです。

• クラブが VAT に登録されている場合（またはスポンサーシップの制限を考慮すると制限を超える場合）、VAT を請求し、契約に規定する必要があります。

• スポンサーとの関係を将来にわたって継続させるためには、スポンサーを大切にしましょう。新しいスポンサーを探すよりも、既存のスポンサーを維持する方がはるかに簡単です。これは通常、スポンサーを高価な食事に連れ出すことを意味するのではなく、スポンサーを巻き込み、彼らの目標達成を支援することを意味します。スポンサーがイベントに積極的に関与していない場合でも、少なくとも状況を把握しておくことはクラブの利益になります。

• スポンサーにどんな特典を提供できるか考えてみてください。イベントでシンプルな盾を贈呈するだけで、スポンサーは歓迎されていると感じ、クラブへの愛着がさらに深まるかもしれません。

• 何よりも、お金を受け取ったらスポンサーを忘れないでください。